La cultura de negociar…Parte 2: Etapas y errores de una negociación.

El proceso de negociación va más allá de las instancias de manipulación que tradicionalmente visualiza la gente. La negociación posee una estructura con una serie de pasos racionalmente ordenados, que se pueden dividir en tres etapas: preparación (antes de reunirse las partes), negociación (interacción cara a cara) y la revisión (ejecución del acuerdo y aprendizaje para futuros procesos de negociación). Además, durante el proceso de negociación existe el ciclo de feedback, donde se debe obtener información de la contraparte, interpretarla, utilizarla para revisar la estrategia y luego ejecutar la táctica revisada. Muchas veces no es eficientemente utilizado el ciclo de feedback durante la negociación, ya que las partes no se toman el tiempo de comprender al otro y adaptar su estrategia al ritmo de la negociación. Nuestra perspectiva en general apoya el desarrollo de una estrategia que busque un acuerdo que satisfaga a ambas partes y que busque hacerse de los objetivos particulares.

En el caso que no se aplique la estructura de la negociación, porque uno se precipitó u omitió alguna etapa del proceso, sea en la preparación, acuerdo o incluso en la revisión, es muy probable que se cometan errores que son muchas veces evitables.

Un error básico es no preparar adecuadamente la negociación. Esta etapa anterior a la conversación entre las partes, requiere dedicación y estudio. Alguien que apresuradamente entra a negociar, se da cuenta tempranamente que está en problemas. El no preparar o preparar parcialmente la negociación, implica uno o más de las siguientes faltas:

  • No se analizaron las alternativas disponibles en caso de no llegar a acuerdo.
  • No se estudió la posición de la contraparte.
  • No se sabe cuál es el límite o el peor acuerdo posible propio ni el de la contraparte.
  • No sabe qué preguntar a ellos o incluso no se sabe qué posición inicial les comunicará.

Por otro lado, durante una negociación son diversos aspectos en las cuales se debe tener precaución. Por ejemplo, uno no debe ser demasiado generoso ni tampoco cerrarse a efectuar concesiones, sopesar las relaciones que se mantienen con la contraparte, cuidar el ambiente y la imagen (tanto la propia como la contraria). Además, hay que mantener el equilibrio, observar, analizar, sondear a la contraparte y el terreno antes de comunicar cualquier oferta o entregar cualquier respuesta, preparándose en el aspecto técnico y psicológico, actuando siempre con inteligencia emocional. La negociación cara a cara es crítica, sin embargo, la mayoría de la gente no lo hace bien, ya sea por no observar, no escuchar, no sondear a fondo, interpretar erróneamente la información que recopilan o continuan aplicando estrategias que le han demostrado ser un fracaso. Para corregir estos errores, se debe desear verdaderamente comprender a la contraparte, dejando de concentrarse solo en la propia posición.

También es importante elegir cuándo concluir o no una negociación; hay que estar enfocado; más vale no firmar un contrato que firmar uno con consecuencias negativas. Por otro lado, no por obtener una buena oferta final significa que debe aceptar inmediatamente; es mejor tener la calma para sondear hasta dónde es posible profundizar una ventaja, pero con el recaudo de no desaprovechar la oportunidad. Hay que avanzar con delicadeza, con la mente fría, no entrometiendo los sentimientos y cuidando cada uno de los gestos y mensajes.

El acuerdo generado de la negociación, en ocasiones suele poseer ambigüedades que llevan a confusiones por las diferentes interpretaciones, lo que a su vez puede llevar a nuevas negociaciones para aclarar el acuerdo original. Estas negociaciones con frecuencia son más largas y difíciles que la antecesora, por lo cual es una buena estrategia el revisar lo acordado. De esta manera se podrá reducir, pero no eliminar, potenciales malos entendidos que derivan en llamadas telefónicas y mensajes frustrantes.

La gran mayoría de las negociaciones en las cuales no se obtiene un acuerdo, o que alcanzan un acuerdo apenas satisfactorio o incluso insatisfactorio, se explican por cometer algunos de los errores descritos anteriormente. Teniendo presente estos puntos es posible evitar estas faltas, mediante el análisis y clasificación de la información disponible, ordenando las prioridades y anticipándose a la contraparte.

En la Parte 3 – próximo post, hablaremos con más detalle del proceso de negociación – Preparación.

Hasta entonces.

ByP

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