La cultura de negociar…Parte 3: El proceso de negociación – Preparación.

El modelo de negociación se constituye de las etapas de Preparación, Negociación-Feedback y Revisión, que hemos abordado en forma general en los anteriores post. Estos se desarrollan en una serie clara y estructurada de pasos que se dan en un orden natural. Desarrollar el proceso de negociación exige atención, pues prácticamente todo lo que se haga y diga afecta la posición en el regateo, la reputación y las actitudes de la contraparte. Para ahondar en los detalles del proceso de negociación abordaremos individualmente cada etapa.

La Preparación, es una etapa relevante en el proceso de negociación, ya que permite estructurarla, definiendo la estrategia a partir de los objetivos que se plantean. Además, permite estimar la estrategia que la contraparte seguiría o las posibles reacciones frente a nuestra táctica. También, las decisiones que uno puede tomar suelen ser más racionales que durante la negociación, ya que se tiene más tiempo para pensar, con la alternativa de buscar información o consejo, sin estar bajo la presión psicológica de responder inmediatamente. La buena preparación con información y enfoque psicológico, es esencial para mejorar nuestra capacidad de transar. Sin embargo, mucha gente no se prepara a conciencia, entrando apresuradamente a la negociación, descubriendo así mismo que se esta en problemas.

La preparación la podemos dividir en varios pasos, comenzando con la (1) definición de objetivos, los que a su vez involucran aspecto que son susceptibles de generar un conflicto con la contraparte. Para ello hay que generar una lista con todos los posibles aspectos, incluyendo los cuales no se está seguro si son conflictivos – más vale estar preparado que desprevenido. Definido la lista de aspectos podemos agruparlo según varios criterios, tales como la prioridad o el grado de conflicto. Resulta útil usar más de un sistema para agruparlos, ya que así planteamos múltiples enfoques. Si desarrollamos los grupos en base a prioridades deberíamos ordenarlas de alta, mediana a baja. Además, sí organizamos los asuntos por prioridad desde el punto de vista de las dos partes, descubriremos que tal vez algunas de nuestras prioridades altas no son importantes para la contraparte, y viceversa. Toda diferencia en las prioridades crea una oportunidad para desarrollar un intercambio provechoso, donde ambas partes sacrifican algo para ganar una concesión más importante.

Luego de generar la lista de asuntos, se deben definir objetivos que los involucren, ya que si no sabemos donde vamos, es difícil llegar a algún lado. Para ello debemos (2) clasificar los asuntos en dos categorías: objetivos esenciales y objetivos deseables. Los esenciales pasan a ser un hito a obtener para llegar a un acuerdo. Mientras, los objetivos deseables son aquellos que nos gustaría obtener, y que uno está dispuesto a ceder con tal de capturar los objetivos importantes.

En el caso de los objetivos esenciales, hay que (3) definir los límites, para establecer hasta donde llegar como máximo o mínimo en cada caso. Para ello hay que analizar qué es lo que uno pretende y con esa visión fijar un punto mínimo/máximo de acuerdo (PMA) consistente basado en las alternativas disponibles. El no fijar un PMA firme a menudo constituye el error más serio que se comete en la preparación de la negociación. Bajo este escenario simplemente se trata de obtener el mejor acuerdo, enfoque que suele conducir a dos errores clásicos: conceder demasiado o no conceder lo suficiente, es decir, es posible ceder tanto que se logra un mal acuerdo; o bien, uno no avanza lo suficientemente, desperdiciando así la oportunidad de un buen acuerdo. Por otro lado, no hay que exagerar con la definición de PMA, dado que si se fijan demasiados, fácilmente crearía un escenario de negociación trabado, dado que no es posible ganar en todos los PMA. También, no hay que confundir el PMA con la meta, ya que son los extremos opuestos. El PMA se constituye como el límite de la peor condición donde uno acepta un acuerdo, mientras que el PMA de la contraparte es la meta o acuerdo que buscamos. Por otro lado si no se consigue el PMA, ¿qué haría?, ¿cuán atractivas son otras alternativas?. Estas son preguntas a las cuales uno debería tener respuesta para poder responder de mejor manera durante la negociación.

Una vez que se comprendan los asuntos y se fijen los objetivos, hay que transferir la atención al otro lado de la mesa para (4) analizar la situación desde el punto de vista de la contraparte, planteando una serie de preguntas que buscan reflexionar sobre el comportamiento (percepciones que ellos tienen de la situación), personalidad (la actitud de ellos), prioridades (objetivos), restricciones (relaciones, equilibrio de poder), estilo (probable estrategia de negociación), entre otros aspectos que se consideren relevantes. Aun así, no tendremos certeza de las respuestas a las preguntas autoformuladas, pues nunca seremos la contraparte. Tal vez por esta razón comúnmente no se le dedica suficiente tiempo a este paso, siendo que la información sustancialmente relevante está en la otra vereda. También se alude a que no se dispone de suficiente información para hacer estimaciones o predicciones, sin embargo habitualmente uno puede acceder fácilmente a información. Por otro lado, si ha negociado antes con la contraparte, uno tiene alguna idea de sus preocupaciones y estilo de negociar, o tiene la posibilidad de preguntar a colegas u otras personas que hayan tratado con ellos. En general siempre habra disponibilidad de información si se busca adecuadamente.

Solamente cuando efectuemos las anteriores tareas, podremos proceder con la (5) planificación de la estrategia de negociación. Lo más importante de esta etapa es definir estratégicamente el enfoque general de la negociación, ¡¡ya que esto influye en todo!!. Por otro lado, igualmente se debe elegir uno o más enfoques alternos en vista que el primero no resulte, o vemos que la estrategia original se sustentó en un análisis erróneo. En base al enfoque general y alterno, hay que proponer preguntas a realizar y su forma de comunicarlas, para encaminar la negociación, cimentar la imagen que se desea construir, validar supuestos del esquema planeado. Un punto adicional que se recomienda realizar, es comentar los planes a otras personas que sean de confianza. Ellas podrán distinguir incoherencias o problemas en su estrategia y discurso, además, el solo hecho de explicar los planes ayudará aclararlos para uno mismo.

Todo el proceso de preparación parece complicado y bastante trabajoso, y en verdad lo es, pero no perdamos el contexto básico del momento que estamos preparando, el cual involucra el dialogo con la contraparte, por lo cual siempre hay que considerar el tipo de relación que se tiene o que se desea construir. Además, hay que tener en mente que nuestra atención de la situación y percepción, debe ajustarse a la que percibe la contraparte, para de esta manera podamos modular de mejor manera el proceso de negociación.

En la Parte 4 – próximo post, seguiremos hablando del proceso de negociación, ahondando en la etapa de Negociación-Feedback.

Hasta entonces.

ByP

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